Dit is het privacy beleid van MHA Automation B.V. In dit privacy beleid wordt uiteengezet hoe wij omgaan met persoonsgegevens die in het kader van de door ons aangeboden diensten en producten worden verwerkt.

Dit privacy beleid kan wijzigen als nieuwe ontwikkelingen daartoe aanleiding geven. Het meest actuele statement treft u altijd aan. Dit privacy beleid, versie 2018, d.d. 30 mei 2018. Het privacy beleid treft u aan op onze website.

Door gebruik te maken van onze dienstverlening gaat u akkoord met onderhavig privacy beleid. Door akkoord te gaan met dit privacy beleid geeft u toestemming voor het verwerken van uw persoonsgegevens op de wijze zoals in dit statement genoemd.

MHA Automation
MHA Automation is een automatiseringsbedrijf voor kantoor automatisering en industriële automatisering. Bij kantoor automatisering houden wij ons bezig met de complete automatisering van kantoren. Wij verzorgen de installatie en het onderhoud van de computersystemen. Wij kunnen hierbij veel persoonsgegevens namens u verwerken. Bij industriële automatisering verrichten wij de ontwikkeling en uitvoering van procesbesturingen voor de gehele industrie. Hierbij verwerken we voornamelijk de naam en contactgegevens van contactpersonen van onze klanten. We verwerken de persoonsgegevens in het kader van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (hierna: AVG), wij kunnen hierbij zowel verantwoordelijke en/of verwerker zijn, dat is afhankelijk van de dienstverlening..

We verwerken persoonsgegevens van:

• Onze klanten en hun vertegenwoordigers, contactpersonen en medewerkers
• Derden zoals o.a. relaties, onderaannemers, leveranciers
• Mensen die interesse tonen in onze diensten en/of contact met ons opnemen
• Websitebezoekers
• Personen waarvan we de persoonsgegevens verwerken op basis van de overeenkomst
• Sollicitanten

Wie ontvangen deze persoonsgegevens?

• Wijzelf
• Derden indien dit nodig is voor de uitvoering van de opdracht of na toestemming
• Verwerkers die ten behoeve van ons/u uw persoonsgegevens verwerken.

Verzameling en gebruik van persoonsgegevens
Hieronder leggen wij uit welke persoonsgegevens wij verwerken en voor welke doeleinden.

1. Indien contact wordt opgenomen met onze organisatie (per telefoon, e-mail of via onze website) verwerken wij de naam en de contactgegevens zodat contact met u kan worden opgenomen om uw (aan)vraag te behandelen en te beantwoorden.
2. Van onze opdrachtgevers, leveranciers, onderaannemers en derden verwerken wij de voor- en achternaam, geslacht en contactgegevens (e-mail, telefoonnummer) van contactpersonen zodat we met deze personen contact kunnen opnemen om een overeenkomst uit te voeren. Eventueel verwerken wij ook de functie en afdeling van deze personen zodat wij weten met welke persoon wij contact moeten opnemen aangaande bepaalde onderdelen van de overeenkomst.
3. We verwerken de naam en contactgegevens van contactpersonen in ons CRM Relaties ten behoeve van goede bedrijfsvoering.
4. Bij kantoorautomatisering kunnen wij veel persoonsgegevens verwerken. Bijvoorbeeld wanneer wij uw hele werkomgeving hosten, onderhoud plegen, back-uppen etc. Wij verweken de persoonsgegevens op instructie en in opdracht van u, u bent verantwoordelijk voor de juridische grondslagen en doeleinden van de verwerkingen en u dient te voldoen aan de AVG.
5. In onze administratie en facturatie kunnen wij namen en contactgegevens van contactpersonen verwerken. Dit doen wij zodat de factuur bij de juiste persoon terecht komt.
6. Wij werken business to business. Indien bij uitzondering aan een particulier geleverd wordt, worden de naam en adresgegevens van de particulier verwerkt om zorg te dragen voor uitvoering van de overeenkomst.
7. Wij verwerken een aantal gegevens van u om de functionaliteiten van de website te bieden en deze technisch te beheren. We verwerken deze gegevens voor het doel om onze website te beheren en te verbeteren en gebruik te analyseren. We gebruiken hiervoor eventueel Cookies en/of Google Analytics. We kunnen hiervoor verwerken de bezochte web- of app-pagina, klik- en surfgedrag, de internetbrowser die u gebruikt, de duur van een bezoek of sessie.
8. U kunt bij ons een online aanvraagformulier invullen en een opmerking/vraag plaatsen. Wij verwerken uw gegevens zodat we uw aanvraag kunnen beoordelen en contact met u kunnen opnemen aangaande uw aanvraag. We verwerken hiervoor uw naam en e-mailadres.
9. Wanneer u bij ons solliciteert worden uw gegevens uiterlijk 4 weken na einde van de sollicitatieprocedure verwijderd. Indien we uw gegevens graag in ons dossier bewaren krijgt u hiervan van ons een bericht. Deze gegevens mogen we vervolgens maximaal een jaar bewaren, waarna ze worden verwijderd.
10. Er worden niet meer persoonsgegevens dan noodzakelijk in het kader van de genoemde doeleinden verzamelt. Als de gegevens niet bewaart worden voor die doeleinden kunnen we de gegevens toch nog bewaren voor archiefdoeleinden en in verband met juridische zaken en vervaltermijnen.

Gronden
Wij verwerken persoonsgegevens op grond van:

• De uit te voeren overeenkomst (bijv. plegen van onderhoud, beheren van uw netwerken)
• Uitdrukkelijke toestemming
• Op grond van een wettelijke plicht (denk aan een wettelijke bewaartermijn)
• Een gerechtvaardigd belang (bijv. voeren van een goede bedrijfsvoering)

Derden
Wij verkopen of verhuren geen persoonsgegevens aan derden. Bij het verrichten van de dienstverlening kan het noodzakelijk zijn dat we voor de verwerking derden inschakelen. Indien wij ten behoeve van u samenwerken met sub-verwerkers, zullen wij met hen een verwerkersovereenkomst sluiten. We zullen verder alleen gegevens met derden delen indien we dat op grond van een wettelijk voorschrift verplicht is, of wanneer de klant toestemming heeft gegeven of wanneer doorgifte van gegevens noodzakelijk is in het kader van de dienstverlening. Persoonsgegevens worden door ons niet doorgegeven buiten de EU. Mocht dat in de toekomst wel het geval worden, zal de beveiliging van de persoonsgegevens passend zijn, zie hier verder voor ‘beveiliging’.

Beveiliging
Wij treffen voldoende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies of tegen enige vorm van onrechtmatige verwerking. Deze maatregelen zijn passend, rekening houdend met de stand van de techniek en de kosten van de tenuitvoerlegging, een passend beveiligingsniveau gelet op de specifieke risico’s die de verwerking en de aard van de te beschermen gegevens met zich meebrengen. De maatregelen zijn er mede op gericht onnodige verzameling en verdere verwerking van persoonsgegevens te voorkomen. U bent zelf verantwoordelijk voor het geheimhouden van wachtwoorden en gebruikersnamen. Ook adviseren wij u sterke wachtwoorden te gebruiken.

Bewaren van gegevens
Wij bewaren uw persoonsgegevens in beginsel zolang als dat nodig is voor bovengenoemde doeleinden en voor de uitvoering van onze dienstverlening, of om te voldoen aan wettelijke (bewaar)verplichtingen. Op uw verzoek verwijderen we gegevens of dragen we persoonsgegevens aan u over. We bewaren bijvoorbeeld administratie conform de fiscale termijnen. Ook op basis van goede bedrijfsvoering verwerken wij gegevens van contactpersonen in ons CRM systeem i.v.m. toekomstige opdrachten, na commerciële redelijke termijn wordt het CRM opgeschoond.

Uw privacy rechten
U kunt op verzoek kennisnemen van de persoonsgegevens, verzoeken deze te verwijderen, aan te passen, te vergeten, te beperken Ook kunt u toestemming intrekken of een klacht indienen. Zo spoedig, maar uiterlijk binnen 30 dagen dient aan uw verzoek uitvoering gegeven.

Tegen het gebruik van uw persoonsgegevens kunt u bezwaar maken indien deze gegevens worden gebruikt voor andere doeleinden dan overeengekomen.

Verzoeken om inzage, correctie of verwijdering of het maken van een bezwaar of klacht kunt u richten aan ons kantoor ter attentie van de heer M. Kanters.